第一章 总 则

第一条 为使本基金会公文处理规范化、制度化，提高公文处理效率及质量，确保公文品质和公文处理规范，特制定本办法。

第二条 公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第二章 公文种类

第四条 适用于本基金会的公文种类主要有：

（一）通知

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（二）报告

适用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级单位的询问或要求。

（三）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（四）函

适用于不相隶属的机构之间商洽工作、询问和答复问题；同时用于向并非上级主管单位的有关部门的请示和报告。

（五）纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项。

（六）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（七）批复

适用于答复下级机关请示事项。

（八）决定

适用于对重要事项做出决策和部署，奖惩有关单位和人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

（九）决议

适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，特别是重要的决策事项。

第五条 本基金会公文类别：

（一）本基金会发文，是以本基金会名义制发的公文，包括杭勇基发、杭勇基函、杭勇基任、杭勇基奖等发文字号的发文。

1、杭勇基发：适用于本基金会向上级主管单位请示、报告工作，向相关部门和有关单位布置工作、提出要求，转发上级主管单位的文件，印发会领导在工作会议上的讲话等工作事项。主要文种有：请示、报告、通知、意见、纪要、决定、决议等。

2、杭勇基函：用于平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作、询问和答复问题等。同时用于向非上级主管单位的有关部门的请示和报告。文种主要有：函、批复、意见等。

3、杭勇基任：适用于本基金会工作人员管理权限范围内的任免事项。文种为通知。

4、杭勇基奖：适用于本基金会对全市见义勇为人员进行表彰奖励的决定，为方便管理将其从杭勇基发的决定文种中单列出来。

（二）秘书处发文，是以本基金会秘书处名义制发的公文，是本基金会发文的补充形式。

1．杭勇基秘发：发布属于秘书处职权范围内的事项。文种主要有：报告、通知、意见、纪要等。

2．杭勇基秘函：适用于与相关见义勇为基金会和其他社会组织等商洽工作。文种主要有：函。

第三章 公文格式

第六条 本基金会公文格式由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、信息公开选项、抄送单位、内部发送单位、印发机关和印发日期、页码等要素组成。

（一）发文字号

发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，3号仿宋字体；年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），数字后加“号”字。

平、下行文的发文字号居中排布；上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

（二）签发人

上行文应当注明签发人姓名，并在版记处留下联系人姓名和方式。签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

（三）标题

由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。

（四）主送单位

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。纪要无主送单位。

（五）正文

公文的主体，一般用3号仿宋字体，编排于主送机关下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可用“一、”“（一）”“1．”“（1）”标注；第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。

（六）附件说明

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1．××××”）；附件名称后不加标点符号。回行时应与上一行附件名称首字对齐。

（七）发文机关署名、成文日期和印章

成文日期以公文签发的日期为准，联合行文以最后签发机关签发日期为准。会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

成文日期一般右空四字编排。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正，居中下压发文机关署名和成文日期。印章顶端上距正文一行之内。

成文日期中的数字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。

（八）附件

附件是随公文正文发出的，公文正文的说明、补充或参考材料。附件当另面编排，“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行，格式同正文。

（九）抄送机关和内部发送单位

一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字之间空2字，最后一个抄送机关名称后标句号。如有内部发送单位，将“内部发送”编排在抄送机关下一行，编排方法同抄送机关，之间不加分隔线。

（十）印发机关和印发日期

一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字标注年、月、日，后加“印发”二字。

（十一）页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。双面印刷时，单页码居右空一字，双页码居左空一字。版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

第七条 公文用纸幅面尺寸及版面要求

（一）幅面尺寸

公文用纸采用A4型纸，成品幅面尺寸为：210mm×297mm。

（二）字体和字号

如无特殊要求，公文格式各要素一般用3号仿宋字体。

（三）行数和字数

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。

（四）文字颜色

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

第四章 公文拟制

第八条 向上级行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级和同级机关，不抄送下级机关。

（二）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第九条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十条 公文文稿签发前，应先由秘书处审核。审核的重点是：行文理由是否充分，行文依据是否准确；文种是否正确，格式是否规范；主送、抄送单位是否恰当，文字表达是否准确、简练等。

第十一条 本基金会公文由理事长、常务副理事长或授权秘书长签发；会领导起草的公文应由另一会领导签发。

第五章 公文办理

第十二条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第十三条 收文办理主要程序是：签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。

第十四条 发文办理主要程序是：复核、登记、印制、核发等。

第十五条 需要归档的公文及有关材料，应当根据档案法律法规的有关规定，及时收集齐全，整理归档。

（一）财务会计传票、凭证及账本由财务部门负责立卷并保存。投资、理财过程中的协议、合同及其相关法律文件，由财务部门统一立卷、归档。

（二）办理完毕的公文，由秘书处负责会同有关部门将公文形成和办理过程中的重要稿件、定稿、正本和有关资料整理立卷、归档。

第六章 公文管理

第十六条 以本基金会名义的发文和收文，以及加盖基金会印章（包括会领导签章）的文字及有关数据，统一由秘书处负责立卷、归档，在整理过程中有关部门要负责协助。

第十七条 公文的撤销和废止。由发文机关、上级机关或权力机关按照职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销，视为自行无效；公文被废止，视为自废止后失效。

第十八条 不具备归档和保存价值的公文，经秘书长批准后可由秘书处负责组织销毁。

第七章 附 则

第十九条 本办法由本基金会负责解释。

第二十条 本办法自理事长办公会议审议通过后，2022年1月1日起施行。

附件：

杭州市见义勇为基金会发文程序

承办人拟稿→秘书处审核（需交电子文稿）→理事长、常务副理事长、或授权秘书长签发→发文登记→承办人付印、校对、印制、核发→文件归档

杭州市见义勇为基金会

二〇二一年十二月二十九日